20/03/2015 - ACCES: CONSULTA, INFORMES Y MODIFICACIÓN

CONSULTAS

Una consulta es un objeto de datos en forma de tabla que extrae datos de otra tabla, otra consulta o un conjunto de tablas y consultas mostrandolos al usuario.

Pueden englobarse en dos categorías: 

• Consultas de selección. Son tablas resultado de la aplicación de unos filtros y criterios. Ej: En una biblioteca que tiene una base de datos de tres tablas (usuarios, libros, préstamos).  Podría realizarse una consulta que mostrase un campo de cada tabla: Nombre de usuario, Título del libro y fecha.  Todo según unos parámetros establecidos.
  
• Consultas de acción.Son consultas que realizan cambios a los registros de la base de datos. Por ejemplo, para aumentar el precio de venta al público de un producto en un porcentaje determinado o para eliminar un registro concreto. Existen varios tipos: De eliminación, de actualización, de referencias cruzadas y de datos anexados.

Las consultas pueden crearse con asistente o mediante diseño directo desde la pestaña Crear, en el grupo Otros. 

INFORMES

Para crear un informe es necesario conocer qué campos de qué tablas o consultas se deben visualizar en el mismo. Los informes pueden pedirse con los datos agrupados según algún criterio.

Para generar un informe nos dirijimos al grupo Informes de la pestaña Crear.

Los componentes de este grupo son los siguientes:

Informe. La manera más rápida y directa de crear un informe.
Etiquetas. Para crear etiquetas.
Informe en blanco. Crea informes desde cero, eligiendo manualmente los datos de los campos que se deben incluir.
Asistente para informes. Paso a paso creas un informe. Lo más sencillo.
Diseño de informes. Crea un informe en blanco en vista Diseño.

12/03/2015 -INTRODUCCIÓN AL ACCES. CONCEPTOS BÁSICOS.

QUÉ ES EL ACCES? 

Es un programa incluido en el paquete ofimático Microsoft Office. Este programa nos ayuda a crear, gestionar y administrar bases de datos. Una base de datos es un conjunto de información o datos pertenecientes al mismo ámbito o contexto. 

Podemos ordenarlas según el tipo de datos: 
Estáticas: cuando la información contenida en ellas no varía. 
Dinámica: si su información puede variar. 

Hay muchos tipos de bases de datos en función de su estructura, podemos diferenciar: Jerárquicas 

• De red 
• Transaccionales 
• Relacionales 

Esta sería la pantalla de inicio:

Aquí tenemos que elegir si queremos una base de datos en blanco completamente, o una de las plantillas más utilizadas, las que hay debajo. 

Cuando elijamos una, nos preguntará qué nombre le queremos dar y donde queremos que quede guardada. Si es una plantilla de Microsoft Office Online primero la descargará. Una vez ya la tengamos creada y con el nombre, podremos hacer tablas, informes, formularios y consultas. 

Todo lo que vayamos haciendo en la base de datos se va guardando tal como lo vamos haciendo, al crear una tabla, por ejemplo, nos pregunta con que nombre queremos guardarla. Es decir, nos preguntará si queremos guardar siempre que hagamos alguna modificación en lo que sería la estructura de la base de datos.

Siempre tendremos dos vistas:
La vista diseño que es para definir las características de la tabla
La vista hoja de datos para poder añadirle datos.

Conocimientos básicos

Antes de adentrarnos en el programa, tenemos que saber algunos conceptos básicos para trabajar con este programa. 

• Base de datos: como ya hemos dicho antes es un conjunto de información o datos pertenecientes al mismo ámbito o contexto.

• Tabla: es la manera de almacenar la información en las bases de datos, dicho de otra manera son las subcategorías que haríamos de la información que estamos almacenando. A primera vista tienen un aspecto un poco similar a una hoja de cálculo. 

• Campo: cada tipo de dato que hay que añadir en una tabla. Haciendo una analogía con las hojas de cálculo es cada una de las columnas de nuestra tabla. 

• Registro: son cada una de las series de datos que añadimos a las tablas, incluyendo en esto todos los campos que hayamos añadido. Siguiendo con la visión de hoja de datos sería cada una de las filas de una tabla.

Tablas 

Las tablas son la estructura básica de una base de datos, es donde vamos a almacenar toda la información estructurándola de una manera concreta. 

Las vistas de una tabla desde el Access son cuatro: 

• Hoja de datos: la vista normal donde podremos añadir los diferentes registros. 

• Vista diseño: desde dónde definiremos el tipo de dato que podemos ingresar en cada campo, así como tamaño y otros parámetros. 

• Vista tabla dinámica: nos muestra una tabla que nos facilita la comprensión de todos los datos de las tablas. Aunque a veces se hace más complicado de entender. 

• Vista gráfico dinámico: igual que antes pero en lugar de resumirlo todo en forma de tablas, lo hace en forma de gráficos.

En la vista diseño tenemos tres campos en estos no pondremos el contenido de la tabla, por decirlo de una manera fácil de entenderpondremos el nombre de la columna, de cada uno de los datos que queremos añadir en cada registro. 

• Nombre del campo: aquí pondremos como queremos que se llame el campo.

• Tipos de datos: que datos pueden añadir aquí, si queremos que lo tenga que poner por fuerza y el formato que tendrán esos datos. 

• Descripción: no saldrá por ningún sitio pero es por si queremos acordarnos de algo referido a un campo concreto. 

Los tipos de datos que podemos añadir a cada registro son los siguientes:

• Texto, para poder añadir cualquier tipo de texto, también pueden ser números. 

• Memo, se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. La longitud de este tipo de campo puede ser mucho más extensa que la de texto. 

• Numérico, para datos numéricos, con este tipo de campo luego podremos hacer cálculos matemáticos. 

• Fecha/Hora, para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999. 

• Moneda, para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. 

• Autonumérico, número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar. 

• Sí/No, valores Sí y No, en este caso aparecerá un cuadrito de verificación que en caso de no estar marcado sería negativo y en caso de estar marcado afirmativo. 

• Objeto OLE, objetos diversos como una hoja de cálculo, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios.

• Hipervínculo, texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. 

• Asistente para búsquedas, que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él. 

Cada uno de ellos tiene unos cuadros específicos en la parte de abajo, donde pone “Propiedades del campo”. 

27/02/2015 - TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

CREAR UNA TABLA DINÁMICA

Con el fin de poder filtrar datos de una tabla de excel muy extensa, podemos utilizar las tablas dinámicas.
Colocando el cursor en cualquier celda de la tabla vamos al menúInsertar, Tabla dinámica y tabla dinámica.

Podremos insertar la tabla en una hoja nueva:

O en la misma hoja, indicándole previamente en que celda la queremos, en este caso hemos hecho clic en la celda A12:

APLICAR FILTROS A UNA TABLA DINÁMICA

 Con el fin de aplicar filtros a nuestra tabla dinámica para facilitar el encontrar datos precisos y ocultar provisionalmente los que no vamos a emplear hacemos clic en cualquier punto de la tabla dinámica y seleccionamos la pestaña Diseño, desplegamos el botón Subtotales, seleccionamos No mostrar subtotales y desaparecen de la tabla.

Justo a continuación muestro como aplicar un filtro a la tabla haciendo clic en la flecha junto a etiquetas de fila.

Se nos despliega un cuadro de diálogo en el que podemos seleccionar el campo de la tabla y deseleccionar aquellos datos que queremos ocultas provisionalmente.

En el momento que queramos podemos eliminar el filtro tal y como muestra esta imagen:

12/02/2015 y 13/02/2015 - HIPERVÍNCULOS, GRAFICOS Y INTERRELACION

HIPERVÍNCULOS.

En la clase de hoy hemos aprendido las diferencias entre Word y Excel a la hora de insertar un Hipervínculo.

Recordamos que un hipervínculo no es más que un enlace entre un punto de partida y un destino.

Los puntos de partida pueden ser: 

Una letra, palabra o frase

Un objeto

Una imagen.

Los destinos pueden ser:

A otra parte del mismo documento. (en Word a otra página y en Excel a otra hoja)

A una dirección web

A una dirección de correo electrónico.

A diferencia de Word, en Excel no es necesario mantener apretada la tecla CTRL para poder activar el hipervínculo.

Para ello hemos abierto la práctica de la página 157 y en la hoja consulta realizamos tres tipos de hipervínculos.

GRÁFICOS

Mediante la práctica de la página 175 veremos las diferencias entre Word yExcel para introducir un gráfico a partir de unos datos previos.

Como vimos en Word, era necesario crear una tabla previa y en base a sus datos le insertábamos una gráfica. Al hacerlo se nos abría una ventana deExcel.

Cabe recordar que para seleccionar los datos con los que vamos a construir la gráfica nos ayudamos de la tecla CTRL si son columnas no adyacentes. En caso de ser columnas de datos contiguas utilizaremos la tecla Mayus.

Una vez seleccionados los datos en la pestaña Insertar seleccionamos: Columna, Cilíndrico y nos aparecerá el gráfico sin título ni etiquetas de datos.

Para introducir el título del gráfico, con el mismo seleccionado, nos vamos a la pestaña Presentación, Título del gráfico y le decimos que lo queremosEncima del gráfico.

Posteriormente podemos editar el título desde el cuadro de texto que se nos ha creado.

Para poder introducir los datos específicos de cada una de las barras utilizamos la opción Etiquetas de datos de la pestaña Presentación.

Los datos se mostrarán a través del botón Mostrar o bien podemos escoger mas opciones desde el cuadro de diálogo de más opciones de la etiqueta de datos...

Podemos enviar nuestro gráfico a otra hoja del libro mediante dos opciones:

Cortar y pegar 

Pestaña Diseño y botón Desplazamiento del gráfico y se escoge la hoja de destino.

Los gráficos pueden ser modificados de aspecto en la pestaña Diseño mediante los modelos prediseñados o bien a través del formato de área del gráfico y demás apretando el botón derecho del ratón.

INTERRELACIÓN DE EXCEL CON OTRAS APLICACIONES.

COPIA ENTRE PROCESADORES DE TEXTO Y HOJAS DE CÁLCULO
Podemos copiar tablas y gráficos entre Excel a Word o al revés.
Con seleccionar la tabla o gráfico y utilizar las varias maneras de solicitar copiar tendremos bastante si en el documento nuevo de cualquiera de los dos programas hacemos un pegado normal.

Al copiar una tabla de Excel en un documento Word, esta no tiene ningún borde.

Pero a través de las opciones de bordes y sombreado se pueden hacer visibles.

Hemos visto como después de copiar una tabla de un libro de Escel, podemos pegarla de diversas maneras...

Esta primera ha sido copiada y pegada de forma normal. 

Pero la segunda tabla la hemos pegado a través de la opción pegado especial.

Por último hemos realizado otro tipo de pegado especial en el que una gráfica se pega en formato de objeto y al ser clicado se abre un cuadro de diálogo de Excel.

5/02/2015 y 6/02/2015 - SEGUIMOS CON LAS FUNCIONES

FUNCIONES LÓGICAS

Durante la clase de hoy hemos estado practicando las funciones de búsqueda y condicionales.

Esta se encuentra en la página.152 del libro de texto y hemos aplicado la función condicional en la celda C3.

En ella le hemos dicho que si en la celda B3 es menor a cinco, que nos aparezca la palabra "Suspendido" y de lo contrario que nos aparezca "Aprobado". 

Con el controlador de relleno hemos completado la columna de Resultado.

Aquí empleamos la función de búsqueda.

Para la columna de Acción hemos empleado nuevamente la función condicional indicándole a la celda D3 que si en la celda C3 aparece la palabra "Aprobado" nos escriba la palabra "Elegir destino" y de lo contrario no escriba nada. Para ello deberemos incluir en la fórmula después del último ; dobles comillas."")

En esta otra práctica de la página.157 del libro de texto hemos acabado poniendo en práctica como aplicar un porcentaje entre hojas, realizar funciones de búsqueda entre ellas y condicionales.

Además hemos repasado diversas opciones del formato de celdas.

FUNCIONES PREDEFINIDAS.

Hoy hemos visto un lugar donde nos informa de la utilidad de las fórmulas:

Pestaña Fórmula + Biblioteca de funciones + Insertar una función= se nos

despliega un cuadro de diálogo donde podemos ver las diversas fórmulas y explicación sobre todas ellas.

FUNCIONES ESTADÍSTICAS

MEDIANTE LA FÓRMULA MAGISTRAL PODEMOS USAR DIVERSAS FUNCIONES:

=FUNCIÓN( CELDA;RANGO;COLUMNA)
=SI(CELDA=X;"TEXTO";"TEXTO")

Estas son algunas de las funciones que hemos visto y practicado en clase.

=PROMEDIO( media aritmética
=MAX( valor máximo de una lista
=MIN( valor mínimo de una lista
=MODA( valor más repetido
=MEDIANA( valor central de una lista de números
=CONTAR( número de veces que se repite un número
=CONTARA( número de veces que se repite un texto
=CONTAR.SI( número de veces que se repite un valor en un rango.


A continuación lo podemos ver todo en una práctica realizada en clase:

                                            

                                    

En la parte final de la práctica utilizamos el condicional de tal manera que en la celda F3 nos saliera la palabra Aprobado o suspendido si el valor de la celda E3 era mayor o igual a cinco y de lo contarario apareciera la palabra suspendido.

Con el formato condicional remarcamos los suspensos de color 
rojo de este modo.


               

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

Las funciones de fecha y hora que utilizaremos normalmente son:

=FECHA. Devuelve el número de serie de una fecha determinada.
=DIA. Convierte un número enn un valor de día del mes.
=DIAS360. Calcula el número de días entre dos fechas considerando el año  comercial o de 360 días.
=DIASLAB. Devuelve el número total de días laborables que hay entre dos fechas.
=AHORA. Devuelve un número que corresponde a la fecha y hora actuales.
=HOY. Devuelve el número de serie de la fecha actual.

A través de esta práctica de la página. 168 del libro de texto las hemos utilizado