QUÉ ES EL ACCES?
Es un programa incluido en el paquete ofimático Microsoft Office. Este
programa nos ayuda a crear, gestionar y administrar bases de datos.
Una base de datos es un conjunto de información o
datos pertenecientes al mismo ámbito o contexto.
Podemos ordenarlas según el tipo de datos:
Estáticas: cuando la información contenida en ellas no varía.
Dinámica: si su información puede variar.
Hay muchos tipos de bases de datos en función de su estructura,
podemos diferenciar:
Jerárquicas
- De red
- Transaccionales
- Relacionales
Esta sería la pantalla de inicio:
Aquí tenemos que elegir si queremos
una base de datos en blanco completamente, o una de las plantillas
más utilizadas, las que hay debajo.
Cuando elijamos una, nos preguntará qué nombre le queremos dar y
donde queremos que quede guardada. Si es una plantilla de Microsoft
Office Online primero la descargará.
Una vez ya la tengamos creada y con el nombre, podremos hacer tablas, informes, formularios y
consultas.
Todo lo que vayamos haciendo en la base de datos se va guardando tal
como lo vamos haciendo, al crear una tabla, por ejemplo, nos pregunta
con que nombre queremos guardarla. Es decir, nos preguntará si
queremos guardar siempre que hagamos alguna modificación en lo que
sería la estructura de la base de datos.
Siempre tendremos dos vistas:
La vista diseño que es para definir las
características de la tabla
La vista hoja de datos para poder añadirle
datos.
Conocimientos básicos
Antes de adentrarnos en el programa, tenemos que saber algunos
conceptos básicos para trabajar con este programa.
- Base de datos: como ya hemos dicho antes es un conjunto de
información o datos pertenecientes al mismo ámbito o contexto.
- Tabla: es la manera de almacenar la información en las bases de datos,
dicho de otra manera son las subcategorías que haríamos de la
información que estamos almacenando. A primera vista tienen un
aspecto un poco similar a una hoja de cálculo.
- Campo: cada tipo de dato que hay que añadir en una tabla. Haciendo
una analogía con las hojas de cálculo es cada una de las columnas de
nuestra tabla.
- Registro: son cada una de las series de datos que añadimos a las
tablas, incluyendo en esto todos los campos que hayamos añadido.
Siguiendo con la visión de hoja de datos sería cada una de las filas de
una tabla.
Tablas
Las tablas son la estructura básica de una base de datos, es donde
vamos a almacenar toda la información estructurándola de una manera
concreta.
Las vistas de una tabla desde el Access son cuatro:
- Hoja de datos: la vista normal donde podremos
añadir los diferentes registros.
- Vista diseño: desde dónde definiremos el tipo de
dato que podemos ingresar en cada campo, así como
tamaño y otros parámetros.
- Vista tabla dinámica: nos muestra una tabla que nos facilita la
comprensión de todos los datos de las tablas. Aunque a veces se
hace más complicado de entender.
- Vista gráfico dinámico: igual que antes pero en lugar de resumirlo
todo en forma de tablas, lo hace en forma de gráficos.
En la vista diseño tenemos tres campos en estos no pondremos el contenido
de la tabla, por decirlo de una manera fácil de entenderpondremos el
nombre de la columna, de cada uno de los datos que queremos añadir
en cada registro.
- Nombre del campo: aquí pondremos como queremos que se llame
el campo.
- Tipos de datos: que datos pueden añadir aquí, si queremos que lo
tenga que poner por fuerza y el formato que tendrán esos datos.
- Descripción: no saldrá por ningún sitio pero es por si queremos
acordarnos de algo referido a un campo concreto.
Los tipos de datos que podemos añadir a cada registro son los
siguientes:
- Texto, para poder añadir cualquier tipo de texto,
también pueden ser números.
- Memo, se utiliza para textos extensos como
comentarios o explicaciones. La longitud de este tipo de
campo puede ser mucho más extensa que la de texto.
- Numérico, para datos numéricos, con este tipo de
campo luego podremos hacer cálculos matemáticos.
- Fecha/Hora, para la introducción de fechas y horas desde el año
100 al año 9999.
- Moneda, para valores de moneda y datos numéricos utilizados en
cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que
contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta
15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a
la derecha del mismo.
- Autonumérico, número secuencial (incrementado de uno a uno)
único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez
que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos
Autonumérico no se pueden actualizar.
- Sí/No, valores Sí y No, en este caso aparecerá un cuadrito de
verificación que en caso de no estar marcado sería negativo y en
caso de estar marcado afirmativo.
- Objeto OLE, objetos diversos como una hoja de cálculo, un
documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos
binarios.
- Hipervínculo, texto o combinación de texto y números
almacenada como texto y utilizada como dirección de
hipervínculo.
- Asistente para búsquedas, que crea un campo que permite elegir
un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un
cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta
opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del
Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose
en los valores seleccionados en él.
Cada uno de ellos tiene unos cuadros específicos en la parte de abajo,
donde pone “Propiedades del campo”.
